Grâce à AZEOO vous allez pouvoir proposer des plannings de cours, des prises de rendez-vous et des évènements à l'ensemble de votre communauté.

Types d'évènements

L'outil s'articule autour de deux formats de réservation :

• Activité : dédié aux cours collectifs (Yoga, Pilates, Zumba, Bootcamp, etc.)
• Rendez-vous : dédié aux créneaux individuels en "one-to-one" (bilan forme, bilan nutritionnel, coaching privé, etc.).

Une fois le type d'évènement validé lors de la création, il ne peut plus être modifié par la suite.

Ajouter un évènement ou un rendez-vous

Depuis le menu "Réservations" de votre BackOffice, accédez à votre calendrier global. Pour créer une session, cliquez sur le bouton bleu "+ Ajouter un évènement" en haut à droite, puis sélectionnez "Rendez-vous" ou "Activité".

Le paramétrage de votre session s'effectue à travers plusieurs sections :

• Dates et Récurrence

Définissez le jour, l'horaire et le fuseau horaire de l'évènement.

Choisissez la fréquence : l'évènement peut avoir lieu une seule fois ou selon une récurrence personnalisée (ex: chaque semaine). Vous avez également la possibilité d'ajouter manuellement d'autres occurrences.

• Informations générales

Renseignez le Nom, le Lieu (Adresse physique, lien web ou appel téléphonique) ainsi que le Coach assigné.

Image : Vous pouvez charger une image d'illustration pour personnaliser l'affichage de l'activité sur l'application mobile.

• Paramètres de réservation et visibilité

Monétisation : Définissez si l'évènement est gratuit, payant (paiement direct) ou s'il nécessite l'utilisation de crédits.

Visibilité : Vous pouvez rendre l'évènement visible pour tous vos clients ou restreindre l'accès à des groupes ou des profils spécifiques.

Configuration : Fixez le nombre de places maximum. La liste d'attente est automatisée : si une place se libère, la première personne en attente est inscrite et notifiée par e-mail et notification push.

Organisation du planning (Glisser-Déposer)

Le calendrier permet de réorganiser vos évènements par "glisser-déposer" (drag and drop). Pour modifier l'horaire ou le jour d'une session, cliquez sur l'évènement, maintenez le clic enfoncé et déplacez-le vers le nouveau créneau/jour souhaité dans le planning.

Aperçu d'un évènement

Un simple clic sur un évènement dans le calendrier ouvre une fenêtre d'aperçu rapide. Elle résume les informations essentielles : tarif, lieu, coach, ainsi que l'état actuel des inscriptions et la jauge de remplissage.

Éditer un évènement et gérer les participants

Pour modifier les paramètres ou gérer les inscrits, cliquez sur l'évènement dans le calendrier pour ouvrir la page de gestion complète. (voir visuel ci-dessous) :

Cette vue centralise deux fonctions :

• Au centre : Modification des paramètres de base (nom, date, lieu, visibilité, etc.).
• À droite : Gestion des participants. Vous pouvez y consulter la liste des inscrits, la liste d'attente, les annulations, ou inscrire manuellement un client.

Veillez à sauvegarder vos modifications avant de quitter la page.

Supprimer un évènement

Pour annuler une session, utilisez le bouton rouge "Supprimer le rendez-vous" (ou l'activité) présent en haut à droite de la page d'édition.

⚠️ Important : En cas de suppression, les clients inscrits sont automatiquement informés par notification push. Les évènements passés ne peuvent pas être supprimés.

Maintenant que vous savez comment ajouter et manipuler vos réservations dans le calendrier, voici quelques informations complémentaires pour bien comprendre le fonctionnement global du module et ses différentes règles.

Structure et organisation du planning

Pour bien organiser votre activité, il est important de distinguer ces trois notions qui structurent votre agenda.

Évènement, Occurrence et Récurrence

Le système hiérarchise vos données pour vous offrir une flexibilité totale :

• L’Évènement (Le modèle) : C’est l’élément de base que vous paramétrez une seule fois (titre, image, tarif).

Exemple : Vous créez un modèle de cours intitulé "Bootcamp Cardio".

• L’Occurrence (La séance précise) : C’est une session spécifique dans votre calendrier.

Exemple : Votre séance de Bootcamp du jeudi 15 à 18h00. Si vous devez exceptionnellement changer de coach uniquement pour ce jeudi-là, vous modifiez cette occurrence sans impacter les autres jeudis.

• La Récurrence (La répétition) : C’est l’outil qui duplique votre modèle automatiquement.

Exemple : Vous programmez votre "Bootcamp" pour qu’il se répète tous les mardis et jeudis pendant 3 mois.

Règle d'or de la récurrence : Attention, une fois votre évènement initial créé et validé, la notion de récurrence (ainsi que la création des occurrences associées) ne peut plus être modifiée. Pensez donc à bien définir votre fréquence de répétition dès le départ !

Gestion intelligente des inscriptions

Le module intègre des fonctions automatiques pour optimiser le remplissage de vos séances sans intervention manuelle.

La Liste d'attente

Cette gestion est native. Si vous fixez un nombre de places limité et que le cours est complet, les clients suivants basculent en liste d'attente.

• Automatisme : Lorsqu'une place se libère (désistement d'un client), la première personne sur la liste d'attente est automatiquement validée.

• Notification : Le client reçoit instantanément un e-mail et une notification push sur son application pour l'informer qu'il a désormais sa place.

Votre séance de Small Group Training est limitée à 6 personnes. Si un participant annule 2 heures avant, le système inscrit immédiatement le client suivant.

**Limite technique **: Que ce soit pour la capacité maximale d'un évènement ou pour le nombre de personnes en liste d'attente, sachez que le système est fixé à une limite très large de 999 places.

Visibilité et ciblage des offres

La visibilité vous permet de segmenter vos services et d'afficher les bons créneaux aux bons profils :

• Générique : Le cours est ouvert à tous (ex: un cours de Yoga débutant).

• Ciblage spécifique : L'évènement n'est visible que par un groupe précis.

Exemple : Vous créez des créneaux de "Préparation Physique Compétition" visibles uniquement par les adhérents ayant le tag "Athlètes" dans votre base client.

Lieux et contraintes techniques

Le système adapte ses règles selon le format de coaching que vous proposez.

Adaptation selon le lieu choisi

• Adresse spécifique : Pour vos cours physiques (en club ou en extérieur).

• Lien Web : Pour vos séances en visio. Le lien est transmis automatiquement aux inscrits.

• Téléphone : Pour vos suivis à distance.

Règle importante : Si vous choisissez le lieu "Téléphone", le système bloque automatiquement la capacité à 1 personne maximum (réservé au coaching individuel).

Règles de gestion à retenir

Pour garantir la cohérence de vos données, voici les contraintes appliquées par l'outil :

• Historique : Une occurrence située dans le passé ne peut pas être supprimée afin de conserver vos statistiques de présence.

• Paiement direct : La liste d'attente automatique n'est pas disponible pour les évènements nécessitant un paiement immédiat (monétisation directe).

• Modifications isolées : Si vous modifiez manuellement une occurrence spécifique (ex: changement d'horaire exceptionnel), les modifications globales faites plus tard sur l'Évènement "parent" n'écraseront pas vos changements personnalisés sur cette séance.

• Gestion des délais : L'outil vous permet de configurer des délais stricts pour chaque cours. Vous pouvez imposer un délai limite pour s'inscrire (ex: impossible de s'inscrire moins de 2h avant le début du cours) ainsi qu'un délai limite pour se désinscrire (ex: annulation impossible moins de 24h avant la séance).

Mis à jour le : 21/04/2026